Digitaliseren

Papieren dossiers kennen een aantal belemmeringen, denk bijvoorbeeld aan de ruimte die het in beslag neemt. Papier kan maar op één locatie tegelijk zijn, waardoor het behoorlijk wat tijd kost om de juiste documenten te zoeken én te vinden. Het delen en bewerken van papieren informatie wordt steeds moeilijker. De veiligheid en autorisatie van papier is steeds lastiger te waarborgen. Door uw archief te digitaliseren worden deze belemmeringen weggenomen. In iedere organisatie wordt op een of andere wijze al digitaal gewerkt. Als naast de digitale systemen ook nog papieren archieven bestaan, ontstaat er inefficiëntie. Informatie-eilanden, die eigenlijk nooit een compleet beeld van de werkelijkheid geven. Daarnaast werken we steeds meer op locaties buiten de kantoormuren. Veilige, digitale én complete toegankelijkheid is daarom belangrijker dan ooit. Digitalisering biedt de oplossing!

Door papieren informatie te digitaliseren, rekent u in één keer af met de hybride wereld:

  • Waardevolle ruimte komt vrij binnen uw organisatie.
  • Uw documenten zijn niet meer locatie afhankelijk.
  • Geautoriseerde toegankelijkheid is eenvoudig en veilig in te richten.
  • Nooit meer zoeken naar een dossier of specifiek document.
  • Profiteer van digitale technologieën om data te verrijken.
  • Realiseer een digitaal verwijderbeleid, dat voldoet aan de AVG.

Stappenplan digitaliseren

1. Inventarisatie
Een ervaren adviseur kijkt samen met u naar de documenten, licht de mogelijkheden toe en geeft een advies over de beste manier van digitalisering die past bij uw wensen, eisen en budget. 

2. Offertevoorstel
Archive-IT werkt een offerte voor u uit, waar alles gespecificeerd in vermeld staat.

3. Akkoord & planning
Gaat u met Archive-IT in zee? Dan krijgt u een projectleider toegewezen die uw aanspreekpunt is gedurende het proces. De projectleider stemt de definitieve scanafspraken met u af en maakt in overleg een online planning, waar u te allen tijde toegang tot heeft om het proces te volgen.

4. Transport
Archive-IT verzorgt exclusief transport van uw locatie(s) naar de hoofdvestiging van Archive-IT.

5. Registratie
Alle dossiers worden individueel geregistreerd en voorzien van een uniek barcodenummer. U ontvangt hiervan een protocol van ontvangst. Hierop staan alle door Archive-IT geregistreerde dossiers, waarmee 100% leveringsbetrouwbaarheid gegarandeerd wordt.

6. Scan-klaar maken en opschonen
De dossiers worden ontdaan van niet-scanbare materialen, zoals nietjes en paperclips. Ook kan er, conform afspraak, inhoudelijk opgeschoond worden.

7. Digitalisering
Met hoogwaardige high-volume scanners, digitaliseren wij in een snel tempo uw documenten. Blanco pagina’s worden er automatisch uitgefilterd.

8. Vitalisering
Het is mogelijk om dataverrijking toe te passen op de digitale dossiers. Denk aan OCR, classificatie of data extractie. Dit zijn softwarematige stappen die na de digitaliseringsslag uitgevoerd worden waardoor er meer waarde wordt toegevoegd aan uw data.

9. Exporteren
Na digitaliseren en eventueel vitaliseren worden de digitale bestanden gereed gemaakt voor de export. Hier zijn verschillende mogelijkheden voor: 1. Archive-IT software 2. Ten behoeve van uw eigen systeem 3. Beveiligde dataoverdracht.

10. Vernietigen/opslag/retourneren
Als het project gereed is, bewaart Archive-IT zowel de digitale als de fysieke data gedurende drie maanden. Na deze drie maanden is de keuze aan u: vertrouwelijk vernietigen, opslag bij Archive-IT of retourneren.

Uw documenten digitaliseren

Voor ieder project wordt er gekeken welke manier van digitalisering het meest geschikt is. Archive-IT beschikt over specialistische apparatuur om een grote verscheidenheid aan documenten te digitaliseren. Wij digitaliseren onder andere de volgende type documenten:

Dit is slechts een greep uit de mogelijkheden. Benieuwd naar de mogelijkheden voor uw documenten? Vraag het vrijblijvend aan één van onze medewerkers.

Kosten archief digitaliseren

Ieder project vraagt om een op maat gemaakte offerte. Aan de hand van verschillende parameters zal een adviseur van Archive-IT een voorstel voor u uitwerken. Het advies- en kennismakingsgesprek is vrijblijvend. Wij komen graag op locatie kijken, of stemmen met u op afstand de situatie af. Doordat er veel verschillende keuzes te maken zijn als het gaat om digitalisering, is dit gesprek een waardevol moment om u vervolgens een realistisch beeld te geven van de tarieven rondom digitalisering. Benieuwd naar de kosten voor het digitaliseren van uw archief? Neem contact met ons op en u ontvangt een voorstel op maat!

Geïnteresseerd?

Vul het formulier in en maak een (online) afspraak met één van onze medewerkers. Andere vragen? Vraag hier meer informatie aan.

Referentie

Meer informatie aanvragen