Transparant & professioneel
“De reden om onze personeelsdossiers te digitaliseren, heeft vooral te maken met het feit dat we transparant willen zijn richting onze medewerkers. Het is niet meer van deze tijd om nog een papieren mapje te hebben voor iedere medewerker. Bij Stichting Swalm & Roer vinden we eigenaarschap erg belangrijk. Juist door de digitalisering kunnen we ook op dit vlak de medewerkers eigenaar laten zijn van hun eigen dossier. Denk aan het zelf kunnen uploaden van gegevens en documenten in AFAS en het zelf kunnen beheren van bepaalde informatie. Daar waar we kunnen automatiseren, laten wij dat absoluut niet na. Meegaan met de digitale mogelijkheden van deze tijd; dát is wat we willen en een digitaal personeelsdossier maakt daar deel van uit.”
De digitale stap
“Bij het digitaliseren van de personeelsdossiers houdt het echter niet op. We zijn nu druk bezig om binnen AFAS workflows in te richten, zodat we ook de nieuwe, digitale aanwas op een juiste manier kunnen structureren. Dit systeem reduceert de foutgevoeligheid enorm en het dwingt ons om efficiënt en effectief met dit soort belangrijke gegevens om te gaan. Een bijkomend voordeel is dat we door deze digitale slag heel goed de bewaartermijnen van de documenten kunnen beheren en hier een actief vernietigingsbeleid op kunnen toepassen. In papieren vorm was dat veel omslachtiger. Dit past goed binnen de verplichtingen vanuit de AVG wetgeving.”