Douglas is het grootste omnichannel premium beautyplatform van Europa en heeft 90 fysieke winkels verspreid over Nederland. Vanuit het hoofdkantoor in Nijmegen worden onder andere de administratieve HR-zaken, zoals arbeidscontracten en mutaties, centraal geregeld. Voor het beheer van de personeelsdossiers zocht Douglas een oplossing die niet alleen tijd bespaarde, maar ook paste bij de digitale ambities van het bedrijf. Specialist HR Operations Jiska van Rossum deelt haar ervaringen over de samenwerking met Archive-IT.
De uitdaging: veel werk en ruimtebesparing
Het beheer van fysieke personeelsdossiers bracht veel werk met zich mee: “Alles was netjes op personeelsnummer en vestiging gesorteerd, maar het kostte enorm veel tijd om door de kasten te zoeken. Daarnaast namen de papieren dossiers veel ruimte in beslag, en was het gewoon niet meer van deze tijd. Nu alles digitaal is, werken we veel efficiënter en gaat het opvragen binnen een paar klikken,” vertelt Jiska.
De keuze voor digitalisering
Douglas koos voor digitalisering van de dossiers en het importeren in AFAS om sneller toegang te hebben tot informatie, overzicht te behouden en te voldoen aan wettelijke bewaartermijnen. Bij de keuze van een partner waren snelheid, kosten en gebruiksvriendelijkheid belangrijk.
Jiska vervolgt: “Archive-IT heeft ons eerst gevraagd: ‘Wat hebben jullie nodig?’ en vervolgens hebben we samen gekeken hoe alles in AFAS kon worden ingericht. Hierbij stond onze wens altijd centraal en werd rekening gehouden met de eindgebruiker. Dat is heel fijn verlopen, en ook met ons budget is echt goed meegedacht.”
Het persoonlijke gevoel speelde eveneens een rol. “Er was meteen een klik. Dat gaf voor ons de doorslag,” aldus Jiska.
Een soepel digitaliseringstraject
Het digitaliseringstraject verliep snel en zorgvuldig. Alle dossiers werden in Nijmegen opgehaald en met beveiligd transport naar Archive-IT gebracht. Tijdens het proces konden dossiers tussentijds gewoon worden opgevraagd via het systeem van Archive-IT, wat extra vertrouwen gaf.
“Samen met de medewerkers van Archive-IT definieerden we vijf hoofddocumenten. Alles wat hier niet onder viel, werd onder ‘overig’ geplaatst. Hierin is goed meegedacht en dit zorgt ervoor dat alle dossiers nu op een uniforme manier beschikbaar zijn in AFAS. Superhandig!”, aldus Jiska.
Voordelen van digitale dossiers
De digitalisering van de personeelsdossiers levert Douglas duidelijke voordelen op:
- Snelle toegang: informatie is direct beschikbaar.
- Efficiëntie: minder tijd kwijt aan fysiek zoeken en scannen.
- Compliance: automatische koppeling van bewaartermijnen aan informatie.
- Overzicht en gebruiksgemak: uniforme structuur in AFAS en eenvoudig terug te vinden informatie.
Snel en professioneel
Jiska vertelt: “Het traject is heel goed verlopen en we zijn erg tevreden. We zeggen regelmatig tegen elkaar hoe fijn het is dat we alles nu gemakkelijk kunnen vinden. Dit is mede dankzij de snelheid en professionaliteit van Archive-IT.”
Archive-IT bedankt Douglas voor het vertrouwen en kijkt uit naar de toekomst!