Soms is alleen digitalisering niet genoeg

Op het moment dat uw organisatie ervoor kiest om haar papieren dossiers te digitaliseren leidt dit meteen tot een verbetering van het algemene overzicht. Vaak is het echter nog lastig om binnen een uitgebreid dossier precies de informatie te vinden waar u naar opzoek bent. Denk hierbij aan die ene declaratie, in dat dikke dossier van meer dan 100 pagina’s. Een programma dat een dossier zou kunnen analyseren en specifieke informatie vervolgens classificeert in makkelijk vindbare subgroepen, zou uitkomst bieden.

Informatie aanvragen

Vitaliseren

Bij de service vitaliseren wordt ongestructureerde data omgezet in gestructureerde data. Door dit te doen wordt zowel de vindbaarheid van documenten verbeterd evenals dat het behouden van overzicht vergemakkelijkt wordt. Het vitaliseren gebeurt aan de hand van de volgende stappen:

  1. Classificeren
  2. Extraheren en Indexeren
  3. Valideren
  4. Exporteren
Tablet

Het proces

Op het moment dat de documenten gedigitaliseerd zijn moeten deze worden geclassificeerd. Bij het classificeren is de grote vraag: wat is dit voor document? De Archive-IT software analyseert een document en weet vervolgens dat het hier gaat om bijvoorbeeld: een Verklaringen Omtrent Gedrag, een verlofaanvraag of een declaratie.

Nadat de software heeft geclassificeerd om wat voor een soort document het gaat, kan het aan de hand van de toegekende classificatie de noodzakelijke informatie uit de tekst extraheren en deze vervolgens overzichtelijk weergeven. Dit proces van overzichtelijk weergeven wordt indexeren genoemd.

Hierna moet de informatie gevalideerd worden. Bij het valideren wordt er een handmatige controle uitgevoerd waarbij er wordt gekeken of alle informatie correct door het systeem verwerkt is en of het systeem de informatie ook correct weergeeft.

Tot slot is de informatie klaar om te worden geëxporteerd in de Archive-IT software: AIR, of in uw huidige systeem. Door te vitaliseren geeft u méérwaarde aan uw digitale data en wordt data getransformeerd tot informatie.

Bel mij terug

Deze website is beveiligd door reCAPTCHA. Het Privacybeleid & de Servicevoorwaarden van Google worden toegepast.