Digitaal archiveren

Klinkt mooi: alles digitaal. Alleen wordt die grote berg aan digitale data alsmaar groter en groter. Vaak zien organisaties door de bomen het bos niet meer, waardoor het essentieel is om overzicht te creëren en vervolgens ook te behouden. Digitaal werken valt of staat immers met het eenvoudig kunnen terugvinden van de juiste informatie op het juiste moment. Door alles in één overkoepelend digitaal archiefsysteem te plaatsen, wordt digitale informatie op de juiste manier gearchiveerd. AIR biedt de oplossing!

Informatie aanvragen

Waarom de digitale oplossing AIR?

  • AVG-compliant;

  • Efficiëntie verhogend;

  • Informatie overal en altijd beschikbaar;

  • Uitgebreide autorisatiestructuren mogelijk;

  • Volledig te optimaliseren voor uw eigen gebruiksgemak.

Digitaal archiveren | Archive-IT

Assured Integration of Records

Documenten die vanuit de bron al digitaal of gedigitaliseerd zijn, worden opgeslagen in het digitale equivalent van een dossierkast. De dossierkast die Archive-IT aanbiedt staat bekend als ‘Assured Integration of Records’, oftewel AIR.

AIR is in staat om ongestructureerde data te structureren door het gebruik van metadata. Een digitaal archief is pas waardevol als u op een snelle, veilige manier kan zoeken én vinden. AIR is als het ware een digitale kluis, waar u al uw bestanden kunt veiligstellen. Of het nu gaat om een video, een PDF, een Word-bestand of een audiofragment, in AIR kunnen al deze bestanden terecht! Door middel van slimme autorisatiestructuren, logging en een uitgebreid retentiebeleid is uw informatiehuishouding volledig in control. Daarnaast kunt u nóg een stapje verder gaan. Door alle opgeslagen data slim en dynamisch te bundelen door middel van smart folders, worden andere inzichten verkregen vanuit de reeds aanwezige data. Zo wordt data verheven tot waardevolle informatie.

Een uniek aspect van AIR is het retentiebeleid: aan de opslagen documenten binnen AIR wordt een bewaartermijn gekoppeld. Documenten met een bewaartermijn zijn onmogelijk om te verwijderen, een perfect vangnet voor eventuele menselijke fouten. Daarnaast is het mogelijk om door middel van eenvoudige workflows processen te automatiseren en bijvoorbeeld de procuratie rondom het verwijderen van documenten te structureren en borgen.

Voordelen AIR:

  • Informatie uit verschillende bronnen in één database;

  • Door juiste metadata toe te kennen aan documenten wordt de zoektijd gereduceerd;

  • Bewaartermijnen zijn makkelijk aan documenten toe te kennen en voorkomt menselijke fouten.

Laptop

Personaliseerbaar

Systemen hebben vaak een standaard lay-out en missen hierin vaak een stukje personalisatie en daarmee ook optimalisatie. Het platform van AIR is daarentegen volledig aan te passen naar de behoeften van de gebruiker. Hierdoor kan een bestuurslid snel bij de notulen van een eerdere vergadering en kan de HR-manager makkelijk bij de personeelsdossiers.

Het platform van AIR is zó uitgebreid, dat het onmogelijk is alle functionaliteiten en gemakken te beschrijven. AIR moet u ervaren. Vraag een vrijblijvende demo aan om te ontdekken wat de mogelijkheden voor uw organisatie zijn.

Positionering AIR

AIR is een Content Services Platform, waar – de naam zegt het al – content wordt gemanaged. Het feit dat het een platform is, betekent enerzijds dat het ‘open’ is en gekoppeld kan worden met andere systemen en anderzijds biedt het functionaliteiten om de dienstverlening rondom deze content te structureren. AIR wordt ingezet om statische informatie te beheren, is complementair aan een DMS of Office 365. Daarnaast is het uitermate geschikt om oude legacy systemen uit te faseren door alle data te verzamelen in één systeem.

“het grote voordeel van het digitale dossier van Archive-IT is dat het er precies hetzelfde uit ziet als het papieren dossier. Er zijn tabbladen toegevoegd, de look is hetzelfde als het papieren dossier en er is zelfs een bladerfunctie waardoor we makkelijk kunnen scrollen door de dossiers. Deze kleine functionaliteiten maken een groot verschil. Door de handige zoekfunctie is alle informatie binnen no-time terug te vinden. Ik noem dit dan ook wel eens gekscherend ons digitale, papieren dossier. Voor de professionals is de informatie digitaal nét zo snel terug te vinden als in het papieren dossier en daardoor wordt in de nieuwe werkwijze geen tijd verloren.”

Francie Peters | directeur, De Bureaus

“Sophia Revalidatie zocht een partner om de enorme berg papieren dossiers, vooral de medische dossiers, te digitaliseren. Eén van de redenen hiervoor was het feit dat er in het nieuwe pand geen ruimte meer was voor het archief. Maar belangrijker nog was de ambitie om een papierloze, efficiënte werkomgeving te faciliteren. Archive-IT was de juiste partner voor ons om dit traject met uit te voeren!

Bianca Holtman | Project Manager, Sophia Revalidatie

We hebben afgewogen het zelf te doen met een eigen scanstraat, maar het werd al snel duidelijk dat het op die manier te lang zou duren en erg inefficiënt zou zijn. We vonden het erg belangrijk dat de professionaliteit hoog was en de gewenste snelheid van het project gerealiseerd kon worden. Later hebben we ook nog de software, voor inzage in ons gedigitaliseerde archief, beoordeeld en zijn we overgestapt op JIM. De artsen werken met Medfolio (Nexus), waarmee een koppeling is gemaakt naar JIM om volledig inzicht te hebben in het gedigitaliseerde papieren dossier. Dit zorgt voor een totaal dossier, nieuw en oud samengevoegd.”

Maurits Hesselmans | Zorgmanager, ARTI

Onze klanten

Interesse in AIR? Wij helpen u graag verder!

Deze website is beveiligd door reCAPTCHA. Het Privacybeleid & de Servicevoorwaarden van Google worden toegepast.