Adelante is een zorggroep met volwassenenrevalidatie & arbeidsre-integratie, kinderrevalidatie, speciaal onderwijs & wonen en audiologie & communicatie als kernactiviteiten. Zij helpen kinderen en volwassenen die kampen met de gevolgen van een ziekte, aandoening of ongeval bij het herstel van functioneren en participatie. Adelante is gevestigd op diverse locaties in Limburg. Elke locatie heeft een eigen zorgaanbod. 

 

Makkelijke keuze

Door eerdere projecten is er al een jarenlange samenwerking tussen Adelante en Archive-IT. Voor Esther CromheeckeDirecteur Divisie Audiologie & Communicatie, was de keuze daarom makkelijk gemaakt. “Toen er zich weer een nieuw project voordeed, hebben we rechtstreeks contact opgenomen met onze contactpersoon bij Archive-IT om de mogelijkheden te bespreken. Er was geen twijfel over mogelijk; als je weet dat je goed zit dan is de keuze eenvoudig gemaakt. 

 

Volledig digitaal

Sinds 1 oktober 2019 werkt Adelante Audiologie & Communicatie volledig digitaal. Alle nieuwe dossiers worden vanaf dat moment meteen digitaal aangelegd. Echter, waren er nog veel papieren dossiers van cliënten aanwezig van vóór die tijdIn een ideale situatie en om zo efficiënt mogelijk te werken, zouden ook deze dossiers digitaal beschikbaar moeten zijn. Esther vertelt: In het begin was er nog even twijfel of we het project zelf moesten uitvoeren, of toch uit handen zouden geven. Na een aantal gesprekken met Archive-IT, gaven we toch de voorkeur om het uit handen te geven. Het gaf veel rust aan onze kant. Ook de snelheid waarmee Archive-IT dossiers digitaliseertis intern niet te evenaren.”  

 

Complex project 

Vanwege de complexiteit, is er veel tijd besteed aan het goed uitwerken van het project. Aan de kleinste details is gedacht, zodat het project als een geoliede machine uitgevoerd kon worden. Er is gekozen om het project in fases op te delenIedere twee weken werd een deel van het archief opgehaald en gedigitaliseerdDie fases waren o.a. gebaseerd op het afsprakensysteem tussen zorgprofessionals en cliënten. Dat vereiste behoorlijk wat planning. De dossiers werden opgehaald aan de hand van de afspraken die kort daarna gepland stondenof het betroffen dossiers die nodig waren voor onderzoek. Door op deze manier de dossiers te digitaliseren, bleef het intern beheersbaar en konden de zorgprofessionals tijdens een afspraak alles digitaal inzien. “In zeven maanden tijd, heeft Archive-IT 14 keer archief bij ons opgehaald, aan het einde van het project zijn er 5.600 dossiers gedigitaliseerd. De voordelen zijn groot. Medewerkers kunnen tegelijkertijd in één dossier werken, je hoeft het dossier niet meer te zoeken binnen het gebouw en het is niet meer locatie gebonden. Al die fysieke handelingen zijn nu weggevallen, dat bespaart ons veel tijd.” 

 

Goede communicatie

Aansluitend vertelt Esther: “Wij zijn erg tevreden over de communicatie met de medewerkers van Archive-IT. We hebben veel contact met een vast aanspreekpunt binnen de organisatie. De lijnen zijn kort, dat geeft ons een prettig gevoel.” Binnen Adelante zijn ze nog niet klaar als het gaat om archivering en digitalisering, het volgende project is alweer in aantocht.  

 

Wij bedanken Adelante voor het vertrouwen en de fijne samenwerking!  

Meer referenties
Adelante | Archive-IT

Laatste referenties:

Inschrijven voor nieuwsbrief