Mytylschool Gabriël is een school in ‘s-Hertogenbosch voor speciaal en voortgezet speciaal onderwijs. Een school die bruist van het leven en midden in een samenleving staat die continu aan verandering onderhevig is. Het belangrijkste doel is dat het onderwijs en ondersteuning de leerlingen toerusten om zelfbewust een plek in de maatschappij in te kunnen nemen.

Mytylschool Gabriël heeft ervoor gekozen haar personeelsdossiers te laten digitaliseren en te importeren binnen hun eigen AFAS-omgeving. Inge Oelen (directeur/bestuurder) en Lilian van Amelsvoort (beleidsmedewerker P&O) waren betrokken bij het proces en vertellen hun ervaringen.

Van papier naar digitaal

De dames vertellen: “Het is niet meer van deze tijd dat je alles op papier hebt, het is hartstikke kwetsbaar, veel gevoeliger voor fouten en je moet rekening houden met de AVG. Bij digitaal werken kunnen de medewerkers te allen tijde hun eigen stukken inzien. Dat is wat Archive-IT voor ons heeft gerealiseerd door alle gescande dossiers over te zetten naar AFAS InSite. Alle medewerkers hebben toegang tot hun eigen personeelsdossier. Nu zitten ze gewoon thuis op de bank op de tablet te kijken wat er allemaal gebeurd is in de jaren dat ze hier werken. We ontvangen al positieve reacties!”

Positief verrast

De keuze voor Archive-IT was makkelijk: “We hebben goede verhalen en ervaringen over Archive-IT gehoord. Na het eerste kennismakingsgesprek waren we helemaal om, het was een fijn gesprek en we waren positief verrast door de betrokkenheid. Voor ons was het vooral van belang dat het zorgvuldig uitgevoerd werd. Daarnaast heeft het extra geholpen dat de opdracht snel uitgevoerd kon worden en dat Archive-IT een bewezen koppeling met AFAS heeft”.

“Nu zitten de medewerkers thuis op de bank op de tablet te kijken wat er allemaal gebeurd is in de jaren dat ze hier werken.”

Goede begeleiding

Bij het transport van de dossiers komt veel kijken. De medewerkers van Mytylschool Gabriël waren erg tevreden over het proces. Lilian vertelt: “Het ophalen van de dossiers verliep vlekkeloos. Ik ben erbij geweest toen de dossiers werden ingeladen en de auto vervolgens verzegeld werd, dat gaf een vertrouwd gevoel. Toen de dossiers bij Archive-IT waren, is er communicatie over en weer geweest over hoe het dossier er digitaal uit komt te zien. Hier kwam meer bij kijken dan wij van te voren hadden gedacht, wel logisch achteraf gezien. Hier hadden wij geen rekening mee gehouden, maar gelukkig heeft Archive-IT gerichte vragen gesteld om te zorgen dat al onze wensen werden meegenomen in het digitale dossier. Het contact verliep prettig, korte lijnen en er werd écht met ons meegedacht, dat lag helemaal in lijn met de verwachtingen die wij hadden. Archive-IT blinkt echt uit in het persoonlijk contact en de professionele uitstraling van het digitale dossier.”

Dossiers opvragen

Naast het digitaliseren van de personeelsdossiers, zijn een aantal dossiers gearchiveerd. Het proces van het opvragen van een dossier werd als positief ervaren door Lilian. Een uitgebreid stappenplan met printscreens en pijltjes zorgde ervoor dat het opvragen van een dossier heel makkelijk verliep.

Of Inge en Lilian nog een toevoeging hadden aan bovenstaande? “Jazeker, wij zijn de leukste school van heel Nederland!”  

Meer referenties
Mytylschool Gabriël | Archive-IT

Laatste referenties:

Inschrijven voor nieuwsbrief

Deze website is beveiligd door reCAPTCHA. Het Privacybeleid & de Servicevoorwaarden van Google worden toegepast.