Probleemstelling
Mondriaan, een ggz-instelling uit Zuid-Limburg in Nederland, was op zoek naar een oplossing om cliëntendossiers te archiveren. Voorwaarde was dat de cliëntendossiers uit het oude elektronisch patiëntendossier (EPD) van Code24/MijnQuarant beschikbaar bleven. Het was van groot belang dat de meer dan 2.400 zorgverleners bij ingebruikname van Pluriform Zorg, het nieuwe EPD, nog steeds toegang zouden hebben tot de dossiers uit het oude EPD.
Oplossing
Na afronding van de aanbesteding is de keuze gevallen op de Virtual Archive van Archive-IT. Ook omdat de Virtual Archive al geruime tijd een HL7 (Health Level 7) koppeling heeft, de internationale standaard voor het uitwisselen van informatie tussen verschillende zorgsystemen. Deze koppeling is nodig om verbinding te maken met het nieuwe EPD. De oplossing van Archive-IT voldoet aan alle technische, functionele en andere eisen die Mondriaan heeft opgesteld. Er is gekozen voor een contractperiode van vijf jaar, waarin de ggz-instelling de mogelijkheid heeft om het aantal gebruikers onbeperkt uit te breiden.
Met de keuze voor de Virtual Archive als SaaS-oplossing beschikt Mondriaan over automatische updates en een softwareapplicatie die voldoet aan de hoogst haalbare veiligheidsnormen. Het bewaren en vernietigen van cliëntendocumenten en/of dossiers, vindt bij Mondriaan in eigen beheer plaats. Tevens biedt de Virtual Archive Mondriaan de zekerheid dat men de cliëntendossiers beheert conform de geldende wet- en regelgeving op het gebied van privacy en vertrouwelijkheid.
Resultaat
Met de ingebruikname van Virtual Archive heeft Mondriaan de garantie dat de data uit het oude EPD op een correcte manier is gearchiveerd. Dit zorgt ervoor dat deze informatie eenvoudig toegankelijk is voor de zorgmedewerkers.
De zorgverleners benaderen de Virtual Archive via een beveiligde webintegratie. Ze hebben vanaf het Mondriaan domein automatisch toegang tot meerdere applicaties en resources in het Pluriform Zorg netwerk. Bij de implementatie is een autorisatie ingericht op basis van het 'need to know' principe. Dat houdt in dat iedere zorgverlener alleen toegang heeft tot de voor hem of haar relevante informatie.
Alle handelingen vanaf het moment van aanroepen tot inzage dossiers worden vastgelegd, zowel in Pluriform Zorg als in de Virtual Archive. Het vastleggen vindt plaats op diverse niveaus:
- Patiëntniveau
- Dossierniveau
- Documentniveau
- Gebruikersniveau (inlog historie)
Deze integratie, geautomatiseerde registratie en logging sluiten aan bij de gewenste werkwijze vanuit Mondriaan op het gebied van informatiebeveiliging en cliëntenrechten.
Tot slot is de archiveringsoplossing Virtual Archive breed inzetbaar. Ook data uit andere systemen kan worden gearchiveerd zodra daar behoefte aan is. Door de samenwerking met Archive-IT beschikt Mondriaan over een duurzame toekomstbestendige oplossing om haar dossiers en documenten te beheren.