Probleemstelling
Gemeente Heerlen heeft in totaal ongeveer vijf kilometer fysiek archief, bestaande uit diverse populaties met afwijkende bewaartermijnen en een diversiteit aan inhoud; van eeuwig te bewaren archief dat geconditioneerd conform de Archiefwet bewaard moet blijven, tot tekeningkasten en gemeentelijke archiefdozen.
Gemeente Heerlen heeft besloten om een internationale aanbesteding uit te schrijven. Het doel van deze aanbesteding was om een dienstverlener te selecteren die zich richt op de lange termijn en Gemeente Heerlen ondersteunt bij het inzichtelijk maken van het huidige archief.
Het archief dient vanuit een softwareapplicatie opvraagbaar te zijn. Deze applicatie moet eenvoudig door de medewerkers van Gemeente Heerlen in gebruik te nemen zijn. Nog altijd wordt bij Gemeente Heerlen fysiek archief gecreëerd. Periodiek wordt deze nieuwe aanwas bij Gemeente Heerlen opgehaald, van correcte metadata voorzien en gearchiveerd.
De oplossing
De softwareapplicatie OAK biedt medewerkers van Gemeente Heerlen de mogelijkheid om op een eenvoudige manier archief op te vragen. Daarnaast heeft men de keuze om het dossier fysiek of digitaal aan te leveren, dit alles vanuit één cockpit. Indien digitaal aangeleverd, is het digitale aangeleverde dossier direct inzichtelijk en kan het vanuit OAK gedeeld of gedownload worden.
Tevens kan er nieuw gecreëerd archief via OAK op een eenvoudige manier door medewerkers van Gemeente Heerlen geregistreerd worden. Hierdoor wordt door de kennisdragers zelf de juiste metadata toegevoegd, wat resulteert in dat het archief snel teruggevonden kan worden en van de juiste retentietermijn wordt voorzien.
Het resultaat
Door de samenwerking krijgt Gemeente Heerlen meer inzicht in het archief en wordt conform de geldende wet- en regelgeving gearchiveerd. Met alleen archiveren zijn we er nog niet! Door de samenwerking met Archive-IT wordt ondersteuning geboden bij het indexeren en inzichtelijk maken van diverse archiefpopulaties in het archief. Daarnaast coördineert Archive-IT de verhuizing van het fysieke archief en evalueert Archive-IT ieder kwartaal samen met Gemeente Heerlen over het afstemmen van de KPI’s en het meten van de performance. Tot slot zal er frequent transport gereden worden waarbij de fysieke aanvragen aangeleverd worden bij Gemeente Heerlen en nieuwe aanwas opgehaald worden.
Tot slot zou AIR in de toekomst mogelijkheden kunnen bieden bieden om Gemeente Heerlen compliant te laten archiveren op het gebied van digitaal archief. Dit kan eenvoudig worden ingericht volgens de wettelijke standaard die gemeentes hanteert: MDTO. Ook tijdens dit proces zal Archive-IT haar kennis en kunde met Gemeente Heerlen delen.