Personeelsdossiers digitaliseren op verschillende niveaus

Steeds vaker komt het voor dat organisaties afstappen van een goed bewaakte kast met papieren personeelsdossiers. Heeft u genoeg van werken met papieren personeelsdossiers? Dit is hét moment om er iets aan te doen! Het kost vaak onnodig tijd om het juiste dossier te zoeken. Bij Archive-IT is het mogelijk om personeelsdossiers op verschillende niveaus te digitaliseren, namelijk op dossierniveau, documentniveau of met een selectie van kerndocumenten. In deze blog vertellen wij u meer over deze verschillende niveaus!

Voordelen om personeelsdossiers te digitaliseren

Het digitaliseren van personeelsdossiers zorgt voor efficiëntie en effectiviteit in uw organisatie. Daarnaast ontstaan er nóg veel meer voordelen, namelijk:

• Structuur en eenvoud.
• Ruimtebesparing in uw organisatie.
• Documenten zijn 24/7 beschikbaar.
• Extra controle op datalekken.
• AVG-proof.
• Meerdere bevoegde medewerkers kunnen het dossier tegelijk raadplegen.

Deze voordelen van het digitaliseren van personeelsdossiers zag Joan Damen, Hoofd Administratie bij Porsche Groep Zuid ook in: “Een bijkomend voordeel is dat we weer extra ruimte hebben op de afdeling en er plaats onafhankelijk gewerkt kan worden. Voor een organisatie met meerdere vestigingen kan dat wel eens handig zijn. Kortom, wij zijn zeer tevreden over de digitaliseringsslag.”, vertelt Joan, die de personeelsdossiers door Archive-IT hebben laten digitaliseren. Lees hier meer over andere klanten die u voorgingen.

Digitalisering op dossier-/tabbladniveau

Bij digitalisering op dossier-/tabbladniveau beschouwen we het papieren personeelsdossier als het verleden. Hierbij wordt het dossier één op één overgenomen van papier naar digitaal in één pdf bestand (per tabblad). De gescande documenten worden voorzien van OCR, waardoor het mogelijk is om in het dossier te zoeken op woorden. Hierdoor wordt de juiste informatie op een eenvoudige en snelle wijze gevonden worden. Nieuwe aanwas wordt toegevoegd op documentniveau.

Voordelen:

• Goedkoopste manier van digitalisering
• Minst foutgevoelig
• Snelste doorlooptijd

Digitalisering op documentniveau

Bij deze vorm van digitalisering worden de papieren personeelsdossiers volledig heringedeeld naar de digitale inrichting in uw HR-systeem. Dit vindt plaats door middel van automatische indexatie. Dit houdt in dat er een apart bestand komt voor bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst, kopie ID, functioneringsgesprek en ga zo maar door.

De software dient te herkennen welke documenten bij welke documentsoort hoort. Omdat personeelsdossiers bij iedere organisatie anders zijn, wordt de software aangepast op uw organisatie en uw wensen. Om dit goed te laten verlopen worden er één of twee trainingsdagen ingepland om gezamenlijk de software trainen. Op die manier wordt er een zo hoog mogelijk herkenningspercentage gecreëerd.

Voordelen:

• Bewaartermijn op documentniveau in te regelen
• Er is één indeling voor historie en toekomst

Digitalisering met behulp van geselecteerde kerndocumenten

Deze vorm is een combinatie van digitaliseren op dossier- en documentniveau. Hierbij worden de meest gebruikte en visueel goed herkenbare documenten geselecteerd, zoals een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag), kopie ID, arbeidsovereenkomst etc. Deze documenten worden allemaal in een eigen tabblad opgeslagen. De overige documenten komen in één apart tabblad. Zo vindt u de meest gebruikte documenten makkelijk terug, maar hoeft u niet alles te categoriseren in aparte tabbladen.

Voordelen:

• Mooie middenweg tussen dossier- en documentniveau
• Aantrekkelijk qua budget en doorlooptijd

Kortom, er zijn drie verschillende mogelijkheden om uw personeelsdossiers te digitaliseren. Wilt u meer informatie over welke mogelijkheid van digitalisering het beste bij uw organisatie past? Neem dan hier vrijblijvend contact met ons op!