Werkt uw organisatie nog steeds (deels) met papieren personeelsdossiers? De kans op veiligheidsrisico’s kan hierdoor toenemen. Papieren dossiers kunnen sneller kwijtgeraakt worden en ingezien worden door ongeautoriseerde personen. Daarnaast is het belangrijk dat er voldaan wordt aan de juiste wet- en regelgeving, zoals de AVG en specifiek geldende bewaartermijnen. Personeelsdossiers bevatten zeer gevoelige informatie; u wilt toch niet dat deze zomaar op straat belanden? 

Wat zijn de risico’s? 

Privacy is een van de belangrijkste criteria waaraan personeelsdossiers moeten voldoen. Volgens de AVG mogen werkgevers alleen een personeelsdossier aanleggen, met informatie die relevant is voor het uitoefenen van een dienstverband. Daarnaast beschrijft de AVG dat personeelsgegevens beveiligd moeten zijn, zodat ze niet in verkeerde handen vallen; hiervoor moeten overheden en bedrijven passende technische en organisatorische maatregelen nemen. Het digitaliseren van personeelsdossiers kan hiervoor een passende oplossing zijn. Verder is het van belang om niet alleen naar de techniek kijken, maar ook naar de manier hoe men met persoonsgegevens omgaat. Wie heeft er bijvoorbeeld toegang tot welke gegevens? Worden fysieke personeelsdossiers ook mee naar huis genomen wanneer een medewerker thuiswerkt en levert dit eventuele veiligheidsrisico’s op? Heeft een medewerker de mogelijkheid tot inzage in zijn/haar eigen dossier? Dit zijn allemaal vragen die beantwoordt dienen te worden om de veiligheid van de gegevens te garanderen. Wanneer een organisatie ervoor kiest om een externe partij in te schakelen voor de verwerking van personeelsdossiers, moeten deze voldoende maatregelen treffen om de gegevens te beveiligen en conform de juiste normeringen te werken. Denk bijvoorbeeld aan ISO 27001.   

Digitaliseren verhoogt de veiligheid 

Wanneer u kiest voor het digitaliseren van personeelsdossiers kunnen mogelijke veiligheidsrisico’s beter gedekt worden. U hoeft zich geen zorgen meer te maken over eventuele diefstal, brand- of waterschade. Ook kunt u altijd en overal uw personeelsdossiers raadplegen; het plaats- en tijdgebonden werken is verledentijd. Verder kunt u op een betrouwbaardere en veiligere manier rechten toekennen aan (bepaalde delen van) dossiers en zijn autorisaties eenvoudig toe te kennen. Digitaal worden alle handelingen gelogd dat ingezet kan worden als bewijslast. Tot slot biedt u met een digitaal dossier transparantie tegenover uw medewerkers. Door het digitaliseren kunt u ervoor zorgen dat de medewerker eigenaar wordt van zijn of haar eigen dossier en hier te allen tijde inzicht in heeft. Wanneer personeelsdossiers gedigitaliseerd zijn, voldoet u volledig aan conform wet- en regelgeving. 

Benieuwd hoe het digitaliseringsproces van personeelsdossiers in zijn werk gaat? Lees er hier meer over!  

Inschrijven voor nieuwsbrief