Vijf tips om 2019 digitaal beter in te gaan

Een nieuw jaar; een frisse start. Een ideaal moment om vooruit te kijken en plannen te maken voor de komende tijd. Ook op zakelijk gebied is de balans opgemaakt en gaan we weer vol enthousiasme voor een nieuw, succesvol jaar. Werkt uw organisatie al digitaal? Kunt u nog verbeterslagen maken om de efficiëntie te vergroten? Heeft u nieuwe, mooie projecten op de planning staan en is uw papieren archief wel het laatste waar u zich zorgen over wilt maken? Wij geven u vijf tips om van 2019 een efficiënt, digitaal en papierloos jaar te maken!

1. Archief inventariserenOvervolle archiefruimtes, ladekasten vol dossiers, bureaus met stapels papier en ordners boordevol informatie. Herkenbaar? Bekijk eens wat u nog aan papieren documenten in uw organisatie heeft. Bij een digitaal 2019 hoort natuurlijk geen papieren archief meer!

2. Digitaliseren vs. archiverenOké, u weet nu dat er nog papieren archief is. Om digitaal te kunnen werken is het echter niet noodzakelijk om alles te (laten) digitaliseren. Externe Archiefopslag kan tevens een uitkomst bieden voor documenten die u in mindere mate raadpleegt. Als u overweegt om uw archief uit te besteden, let dan goed op certificeringen zoals ISO 27001 en ISO 9001. Heeft u iets nodig? Met Scanning on Demand heeft u uw dossier binnen no-time digitaal. Op deze manier digitaliseert u alleen datgene wat u nodig heeft én is papier binnen uw organisatie definitief verleden tijd!

3. De overstap van fysiek naar digitaalAls u de keuze voor een digitale werkomgeving heeft gemaakt, is het aan te raden een definitief moment te kiezen voor de live-gang. Als er een situatie ontstaat waarin schaduwdossiers gecreëerd worden, resulteert dit in twee waarheden en bent u er nooit 100% zeker van of uw informatie compleet is. Ook kan de veiligheid van gegevens met schaduwdossiers niet meer volledig geborgd worden.

4. AutorisatiesOm het meeste uit uw digitale werkomgeving te halen, is het essentieel om goed na te denken welke medewerkers welke rechten dienen te krijgen. Wie mag er documenten toevoegen? Wie mag er documenten wijzigen? Zijn er mensen die documenten mogen verwijderen? Digitale mogelijkheden zijn er in overvloede, maar het is verstandig om hier een goede basisstructuur voor te realiseren door het gebruik van rollen en groepen.

5. BewaartermijnenAls u digitaal gaat, kunt u tevens een professionaliseringsslag maken als het gaat om bewaartermijnen. Bewaartermijnen van documenten worden steeds belangrijker en maken een cruciaal deel uit van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Kiest u voor digitalisering en digitaal werken, is het registreren van een bewaartermijn een slimme zet. Op een later moment kunt u eenvoudig selecteren welke documenten/dossiers op welk moment vernietigd kunnen worden.

Digitalisering en archivering helpen u om van 2019 een digitaal jaar te maken. Nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden? Archive-IT staat voor u klaar!

Het team van Archive-IT kijkt uit naar alles wat dit jaar te brengen heeft en de mooie ontwikkelingen die ongetwijfeld zullen volgen. Wij wensen iedereen een succesvol, digitaal en vooral een gezond 2019 toe!

Meer blogs