Organisaties hebben te maken met meer en meer informatiestromen, fysieke maar ook digitale documenten die in de bron ook al digitaal zijn. Elke afdeling heeft zo zijn eigen informatiestromen, zijn eigen wensen en eisen voor een efficiëntere manier van werken. Als je als organisatie stappen wilt zetten is een keuze om het per afdeling aan te pakken of juist organisatiebreed een van de eerste keuze die je moet maken. Neem een weloverwogen keuze!Modernisering informatiehuishoudingDe modernisering van een organisatie vraagt om samenhang in de informatiehuishouding. Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Veel afdelingen in organisaties zijn heuse verzamelplekken van documenten. Per taakgebied, sector, dienst of afdeling zijn eigen methodes aangenomen. Aanpassen op een afdeling of zelfs een organisatie als geheel, kan een hele klus zijn. Wat zegt dat over organisatiebrede digitaliseringsplannen?Het kan ook anders! U hoeft niet per se uit te gaan van de documenten of de afdelingen, maar u kunt ook processen digitaliseren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een:
Productieproces;
Project;
Beleid- en bestuursproces;
Interne bedrijfsvoering proces.
ArchiveringsmethodeEr kan worden gesteld dat er drie mogelijkheden zijn van differentiatie bij digitaliseringstrajecten. Organisaties hoeven niet per se te kiezen voor eenzelfde digitale aanpak voor alle documenten, puur omdat het nu eenmaal documenten zijn. Wij zien dit vaak bij HRM afdelingen die een geheel andere manier van werken en archiveren hebben dan een inkoopafdeling, of een afdeling financiën. Natuurlijk adviseren we wel om organisatiebreed een plan van aanpak op te stellen. Maar ben niet bang om voor elke proces een andere structuur te kiezen.AanpakMet een organisatiebrede aanpak kun je er voor kiezen om een projectgroep op te richten met een aantal referentiepersonen die elk voor hun eigen proces verantwoordelijke zijn. Tijdens deze projectgroep spreek je uniforme regels af voor wat betreft archiveren en digitaliseren. De keuze om bijvoorbeeld fotomateriaal in kleur of zwart-wit te digitaliseren en laat je fysieke nietjes vervangen door elektronische binding, zijn vragen die je organisatiebreed kunt aanpakken.Als ervaringsdeskundige kan ik aanraden om bij digitalisering en procesinnovatie de nadruk te leggen op het aandachtsgebied om een klantvriendelijke dienstverlening te blijven nastreven. Zonder een doordacht werkproces na digitalisering heeft u geen ‘andere organisatie’.
