Binnen 10 maanden is het Archive-IT gelukt om de MC Groep in Flevoland digitaal te laten werken met 91.000 patiëntendossiers, die rouleerden tussen drie locatie. MC Groep werkte al sinds 1996 met JIM en DBS. (Coördinator AB/LCMA) Sally Martens kent Archive-IT als een betrouwbare en professionele partner.“Het was heel plezierig om samen te werken met bekende mensen van Archive-IT. Ze weten steeds waar alles staat en hoe de verwerking gedaan hoort te worden. Door de hoge snelheid waren we twee maanden eerder klaar. Bijkomend voordeel: het centrale archief wordt omgetoverd tot omkleedruimte.”

In 2004 keek MC Groep hoe andere ziekenhuizen met dossiers omgaan. Sally Martens: “We wilden absoluut gaan digitaliseren, met name vanwege ruimtegebrek. Daarnaast waren de dossiers nodig (maar vaak niet aanwezig) op één van onze drie locaties: Emmeloord, Dronten en Lelystad. Dit ging met veel handelingen en ergernis gepaard. Om de dossiers te volgen werkte we in het archief in het begin met rode kaarten als ontbreeksignaal, daarna met DBS van Jalema en later met JIM van Archive-IT.”

Leerpunt

Tijd voor een digitale overstap dus. Een digitaliseringspilot in 2010 bij dermatologie, een op zichzelf staand en overzichtelijk specialisme waar alleen met vakgroepdossiers gewerkt wordt, was binnen 6 weken afgerond. Sally Martens: “Dit was een prima aftrap. Vervolgens hebben we samen met Mat Schell (Logistiek manager Archive-IT) gekeken naar de meer bewerkelijke unitdossiers. Hij maakte een opzet voor een:
– unitdossier voor alle specialismen;
– vakgroepdossier (10 specialismen).
Zo konden de specialisten bekijken wat makkelijk voor hen werkt. Onze ICT heeft vervolgens de uitvoerfase wellicht wat onderschat. Terugkijkend had een to do-list tijdens een digitaliseringstraject onduidelijkheden en vertraging kunnen voorkomen.”

Opschaling en overzicht

In april 2011 is de MC Groep begonnen met de unitdossiers. Bij het scannen werden d.m.v. tabbladen de specialismen meteen gesplitst. Sally Martens: “We hadden voor de bulk 10 zendingen voorbereid. Uiteindelijk verliep alles zo soepel, dat we konden opschalen en twee maanden eerder klaar waren! Het werk van de specialist is enorm efficiënter geworden en dat van de archiefmedewerkers is enorm veranderd. Voor het bijscannen van (nieuwe) dossiers/toevoegingen halen we twee keer per dag alles op en dat wordt ook meteen centraal gescand. Spoeddossiers kunnen de poli’s aangeven, zodat deze voor gaan in het scanproces. Nu hebben we geen schaduwdossier meer en een dossier is altijd beschikbaar. Echt een fijne manier van werken.”

Meer referenties
MC Groep | Archive-IT

Laatste referenties:

Inschrijven voor nieuwsbrief

Deze website is beveiligd door reCAPTCHA. Het Privacybeleid & de Servicevoorwaarden van Google worden toegepast.