(Semi)Overheid

(Semi)Overheidsinstellingen werken dagelijks met privacygevoelige gegevens. Veel van deze documenten hebben verplichte bewaartermijnen, denk aan: bouwtekeningen, milieuvergunningen, WMO-dossiers en andere belangrijke documenten. Allemaal informatie die bewaard dient te worden volgens wetgeving en voor de bedrijfsvoering. Toch brengt het intern opslaan van deze dossiers nadelen met zich mee, zoals ruimtegebrek, inefficiëntie en beperkte toegankelijkheid. Digitalisering en/of externe archiefopslag kan voordelen opleveren. Dat bereikt u door de oplossingen van Archive-IT.

Informatie aanvragen

Digitaliseren voor de overheid

Dé ideale oplossing voor dossiers die veelvuldig geraadpleegd worden, op veel verschillende locaties nodig zijn en lang bewaard dienen te blijven. Archive-IT heeft veel ervaring met het digitaliseren van dossiers. Dit proces wordt conform wetgeving uitgevoerd en het digitale dossier voldoet aan alle eisen. Archive-IT kijkt samen met u naar de wensen en eisen die passen binnen uw organisatie, bij het budget, maar ook bij de huidige wet- en regelgeving.

DIGITALISEREN
Laptop

Archiveren voor de overheid

Voor het uitbesteden van uw archief heeft Archive-IT verschillende vormen van archiefopslag beschikbaar. Op deze manier is er altijd een geschikte oplossing en wordt u in het gehele proces ontzorgt. Veiligheid en zorgvuldigheid is de rode draad door onze oplossingen. Er zijn meerdere protocollen in werking gezet om de veiligheid van de documenten te waarborgen; bijvoorbeeld de blusgasinstallatie. Daarnaast archiveert Archive-IT op unieke wijze waardoor de toegankelijkheid van uw archief en de juiste beheerdienst gericht op de actualiteit van uw archief wordt gegarandeerd.

Archiefwet? Binnen Archive-IT is een geconditioneerde ruimte ter beschikking die volledig voldoet aan alle eisen die de Archiefwet stelt. In deze ruimte wordt onder andere de temperatuur en luchtvochtigheid stabiel gehouden door het klimaatsysteem. De archiefruimte is speciaal voor informatie die heel lang tot zelfs oneindig bewaard dient te worden.

Fysiek archiveren
  • Veiligheid van gegevens beter gewaarborgd;

  • Informatie ook buiten kantoormuren- en uren beschikbaar;

  • Geen zorgen over brand-, inbraak- en/of waterschade;

  • Dossiers raken niet meer zoek.

Tablet

Digitale toegankelijkheid

Uiteindelijk valt of staat alles met veilige digitale toegankelijkheid van informatie. Archive-IT heeft met AIR een platform ontwikkeld, waarin alle informatie, of het nu fysiek of digitaal is, op een correcte wijze gearchiveerd kan worden. En nóg belangrijker: eenvoudig terug te vinden is. Standalone of juist geïntegreerd met uw huidige systeem.

Digitaal archiveren

“De constante temperatuur, de blusgasinstallatie, de luchtvochtigheid en de beveiliging is helemaal top. Omdat de cartons afwijkende afmetingen hebben, was het moeilijk om deze in ons eigen archief op te slaan. Dat zou betekenen dat we het gehele archief moesten verbouwen. Archive-IT heeft hier een gat opgevuld en meegedacht over een oplossing. Bij Archive-IT hebben ze de stellingen verbouwd om de cartons te archiveren. Zo hoeven wij niets te verbouwen, dat scheelt ons weer heel veel geld!”

Hans van de Mortel | Gemeentearchivaris, Gemeente Roermond

”Ik heb altijd gezegd: digitaliseren gaan we niet doen, omdat de fysieke dossiers nu al niet leesbaar zijn. Maar onze schoolartsen werken op locatie met laptop en UMTS kaart, dus de dossiers moesten mobiel toegankelijk zijn. De dossiers zijn 1:1 overgenomen en we waren positief verrast dat ze hartstikke goed leesbaar zijn! Echt geweldig. In het voorjaar van 2011 bezochten we Archive-IT om een gevoel bij het bedrijf te krijgen. Na rapportage aan het bestuur konden we beginnen met de kick-off. Er waren inspanningen nodig om draagvlak te krijgen, omdat één groep gebruikers erg sceptisch was over het digitale dossier. Na een bijeenkomst van de gebruikers en Archive-IT was iedereen enthousiast! En dat is niet meer overgegaan.”

Gertrud Vogel | Concessiemanager, GGD Twente

“De keuze voor Archive-IT werd genomen na een gedegen onderzoek, waarbij ze verschillende criteria gewogen hebben. Een belangrijk criteria was het ISO 27001 certificaat, dat staat voor informatiebeveiliging. “Er wordt met privacygevoelige documenten gewerkt en Archive-IT heeft dat helemaal op orde”

Alex Huisman | Adviseur Informatisering en Automatisering, Gemeente Langedijk

“We hadden altijd al prettige contacten en goede ervaringen met Jalema. De keuze voor Archive-IT was een logisch en vertrouwd gevolg. Naast het te vernietigen archief, worden de dossiers die Archive-IT gedigitaliseerd heeft ook extern opgeslagen. In het geval we een aanvraag doen uit de dossiers die bij Archive-IT in het pand staan opgeslagen wordt het altijd keurig en op tijd aangeleverd. Daar kun je op bouwen.”

Frans Alleman | Vakspecialist DIV, Gemeente Alkmaar

“We hebben zeer goede ervaringen met Archive-IT. En dan vooral de service. Wil je het snel, dan kan het snel. Daar kun je gewoon afspraken over maken. Er is een hele goede ondersteuning. Er komt altijd een oplossing.”

Maarten van Berlo | Projectleider digitalisering, Gemeente Venray

”We zijn zelf ook gaan kijken bij Archive-IT en hierdoor hebben we vertrouwen gekregen in de manier waarop zij omgaan met de dossiers. Dit gebeurt in een zeer goede omgeving en op een veilige manier. Onze samenwerking is erg goed verlopen en het beeld dat wij hebben gekregen van Archive-IT is zonder twijfel positief. Het is een professionele firma die weet waar ze mee bezig is!”

Nick Mols | Applicatiebeheerder , Gemeente Zonhoven

”Als je kijkt naar hoe Archive-IT dit proces heeft begeleid en opgepakt, zijn we erg tevreden. Het was prettig hoe zij de planning met ons deelden; we konden alles realtime volgen. Daarnaast zijn alle medewerkers erg klantgericht, van projectleiding, tot uitvoering, tot ICT. Als ik daar dan de snelheid die Archive-IT heeft bij optel, speelden ze perfect in op onze behoefte. Bij Archive-IT is Afspraak : Afspraak en dat zorgde voor een fijne samenwerking.”

Luc Mintjens | Stafmanager P&O, Stichting Swalm & Roer

Onze klanten

Vragen? Wij nemen graag contact met u op!

Deze website is beveiligd door reCAPTCHA. Het Privacybeleid & de Servicevoorwaarden van Google worden toegepast.