Digitalisering & Archivering binnen de (semi-)overheid

(Semi)Overheid

(Semi)Overheidsinstellingen werken dagelijks met privacygevoelige gegevens. Veel van deze documenten hebben verplichte bewaartermijnen, denk aan: bouwtekeningen, milieuvergunningen, WMO-dossiers en andere belangrijke documenten. Allemaal informatie die bewaard dient te worden volgens wetgeving en voor de bedrijfsvoering. Toch brengt het intern opslaan van deze dossiers nadelen met zich mee, zoals ruimtegebrek, inefficiëntie en beperkte toegankelijkheid. Digitalisering en/of externe archiefopslag kan voordelen opleveren. Dat bereikt u door de oplossingen van Archive-IT.

Informatie aanvragen

Digitaliseren voor de overheid

Dé ideale oplossing voor dossiers die veelvuldig geraadpleegd worden, op veel verschillende locaties nodig zijn en lang bewaard dienen te blijven. Archive-IT heeft veel ervaring met het digitaliseren van dossiers. Dit proces wordt conform wetgeving uitgevoerd en het digitale dossier voldoet aan alle eisen. Archive-IT kijkt samen met u naar de wensen en eisen die passen binnen uw organisatie, bij het budget, maar ook bij de huidige wet- en regelgeving.

Meer informatie

Woningbouwcorporaties

De dossiers van woningbouwcorporaties bestaan naast reguliere documentatie vaak uit bouwtekeningen, vergunningen, foto’s en andere afwijkende formaten. Hierdoor nemen de dossiers veel ruimte in beslag en zijn ze niet altijd even overzichtelijk. Wij bieden de oplossing!

Meer informatie

Grootformaat scannen

Naast het scannen van het standaard A4-formaat is Archive-IT ook gespecialiseerd in het scannen van grootformaten. Met onze geavanceerde scanner kunnen wij documenten tot A0-formaat digitaliseren. Denk hierbij aan bouwtekeningen, (land)kaarten en blauwdrukken.

Meer informatie

Fysiek archiveren

Archive-IT beschikt over verschillende vormen van archiefopslag, namelijk; opslag op palletniveau, opslag op dossierniveau en opslag conform Archiefwet. Op deze manier is er altijd een geschikte oplossing die aansluit bij uw wensen en behoeften. Veiligheid en zorgvuldigheid vormen de rode draad door onze oplossingen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de CO² blusgasinstallatie en onze ISO-certificeringen.

Opslag conform Archiefwet van Archive-IT voldoet aan alle gestelde eisen van de Archiefwet en biedt daarmee de ideale oplossing voor het extern plaatsen van uw waardevolle archiefstukken! Door een compleet klimaatreguleringssysteem worden allerlei klimaatfactoren gereguleerd en gemonitord. Denk aan constante luchtvochtigheid en temperatuur. Dit klimaatsysteem signaleert tevens wanneer de waardes niet voldoen aan de normen die de Archiefwet stelt. Door deze signalering zijn wij in staat de waardes bij te schaven zodat deze weer binnen de gestelde normeringen vallen.

Meer informatie

Voordelen fysieke archiefopslag:

Veiligheid van gegevens beter gewaarborgd
Informatie ook buiten kantoormuren en -uren beschikbaar
Geen zorgen over brand-, inbraak- en/of waterschade
Dossiers raken niet meer zoek

Digitaal archiveren

Uiteindelijk valt of staat alles met veilige digitale toegankelijkheid van informatie. Archive-IT heeft met AIR een platform ontwikkeld, waarin alle informatie, of het nu fysiek of digitaal is, op een correcte wijze gearchiveerd kan worden. En nóg belangrijker: eenvoudig terug te vinden is. Standalone of juist geïntegreerd met uw huidige systeem.

Meer informatie

Reference

“De constante temperatuur, de blusgasinstallatie, de luchtvochtigheid en de beveiliging is helemaal top. Omdat de cartons afwijkende afmetingen hebben, was het moeilijk om deze in ons eigen archief op te slaan. Bij Archive-IT hebben ze toen de stellingen verbouwd om de cartons te archiveren. Zo hoeven wij niets te verbouwen, dat scheelt ons weer heel veel geld!”

Hans van de Mortel | Gemeentearchivaris,

Gemeente Roermond

”Ik heb altijd gezegd: digitaliseren gaan we niet doen, omdat de fysieke dossiers nu al niet leesbaar zijn. Maar onze schoolartsen werken op locatie met laptop en UMTS kaart, dus de dossiers moesten mobiel toegankelijk zijn. De dossiers zijn 1:1 overgenomen en we waren positief verrast dat ze hartstikke goed leesbaar zijn. Echt geweldig!”

Gertrud Vogel ,

GGD Twente

“De keuze voor Archive-IT werd genomen na een gedegen onderzoek, waarbij ze verschillende criteria gewogen hebben. Een belangrijk criteria was het ISO 27001 certificaat, dat staat voor informatiebeveiliging. “Er wordt met privacygevoelige documenten gewerkt en Archive-IT heeft dat helemaal op orde”

Alex Huisman ,

Gemeente Langedijk

Customer case

De gemeente Peel en Maas wilde de digitale dienstverlening voor de interne medewerkers verbeteren. Lees verder wat de passende oplossing van Archive-IT hiervoor was.

Customer case