Koraal biedt zorg, onderwijs en arbeid aan mensen met ernstige beperkingen en complexe gedrags- en/of psychiatrische problemen. Ze hebben verschillende locaties in Noord-Brabant en Limburg. Koraal is een ambitieuze organisatie die gaat voor kwaliteit. Ze leggen steeds meer de focus op professionalisering en centralisatie. Dat doen ze om processen efficiënter in te richten, maar ook om eenduidigheid, transparantie en kwaliteit te verhogen.   

Aanbestedingsprocedure 

Lyria Struik, beleidsmedewerker HRM bij Koraal, is nauw betrokken geweest bij het project om de personeelsdossiers van Koraal te digitaliseren. Voorafgaand hebben ze een intensieve aanbestedingsprocedure gevolgd, waarin meerdere aanbieders zijn vergeleken. Na een eerste leveranciersbeoordeling, bleven een aantal partijen over die vervolgens een presentatie hebben gegeven. Tijdens die presentatie zijn alle expertisegebieden vanuit Koraal aangeschoven, denk aan de AFAS applicatiebeheerder en de Security Officer 

Uiteindelijk is de beslissing genomen om met Archive-IT in zee te gaanLyria vertelt: Het aanbod van Archive-IT sluit erg goed aan op de vraag van Koraal. De prijs/kwaliteitsverhouding kwam het beste uit de bus, waarbij de nadruk lag op kwaliteit en zorgvuldigheid. De heldere en duidelijke presentatie gaf vertrouwen, dat heeft zeker meegewogen in onze beslissing! 

Succesvol project 

Het was een intensief en leerzaam project. Koraal heeft gehamerd op de wet- en regelgeving omtrent AVG. Het doel was om de personeelsdossiers volledig AVG-proof te maken, voordat de digitalisering plaatsvond. Dat houdt onder andere in dat er geen documenten in het dossier zitten die niet (meer) relevant zijn. Gebaseerd op de wet- en regelgeving en het beleid van Koraal, ontstond er een lijst die de opschoonmedewerkers van Archive-IT hebben gebruikt om ieder dossier stuk voor stuk opnieuw in te richten. Uiteindelijk zijn de dossiers conform de nieuwe indeling gedigitaliseerd.  

LyriaDe communicatie met Archive-IT verliep heel prettig. Ook gedurende het project konden we met vragen altijd bij de projectleider terecht en werd er echt de tijd voor ons genomen. Bij onduidelijkheden werd ook niet geschroomd om de auto in te stappen en even face-to-face de scope van het project door te nemen en ervoor te zorgen dat alle neuzen dezelfde richting op stonden. Die hands-on mentaliteit was heel verhelderend. 

Voorafgaand aan het project heeft Archive-IT een planning gemaakt. Een goede planning was cruciaal, omdat de dossiers op iedere locatie opgehaald moesten worden. Als er vanuit Koraal een wijziging was, paste Archive-IT de planning hierop aan. Lyria ervaarde de flexibiliteit en het meedenken als heel prettig. Ze zou Archive-IT zeker aanbevelen als het gaat om het digitaliseren van dossiers!  

Toegankelijkheid tijdens digitalisering 

Ook Honoré Martens, teamleider HR ondersteuning, vertelt over zijn ervaringen. Vanuit zijn rol heeft hij met regelmaat een dossier nodig. Het betrof in zijn totaliteit een behoorlijk aantal personeelsdossiers, waardoor ook tijdens de digitalisering met enige frequentie een dossier benodigd was. Uiteindelijk zijn alle dossiers in AFAS geïmporteerd, maar tijdens het digitaliseren heeft Archive-IT haar eigen software-oplossing, de Virtual Archiveingezet. Via de Virtual Archive kan een dossier met voorrang gedigitaliseerd worden gedurende het traject. Zo had Koraal te allen tijde toegang tot de dossiers gedurende het project. HonoréDe Virtual Archive is volledig ingericht conform de autorisaties van Koraal en zo kon ik eenvoudig en vooral op een veilige manier een dossier met voorrang aanvragen als deze nog niet gedigitaliseerd was. Dit gebeurde altijd netjes op tijd. Zo ondervonden wij geen hinder van de digitalisering en waren alle dossiers op ieder moment voor ons toegankelijk. 

Koraal, bedankt voor het vertrouwen!  

Meer referenties

Laatste referenties:

Inschrijven voor nieuwsbrief

Deze website is beveiligd door reCAPTCHA. Het Privacybeleid & de Servicevoorwaarden van Google worden toegepast.