It's Spring: de voorjaarsschoonmaak staat voor de deur!

Het begin van de lente. Een periode met (hopelijk) veel zonnestralen, de eerste bloemen die weer gaan bloeien en de vogels die volop fluiten. De lente is voor veel mensen het ideale moment om eens flink de bezem door de kast te halen. De tuin wordt lente-klaar gemaakt, het huis wordt grondig opgeruimd en gepoetst: de welbekende voorjaarsschoonmaak staat weer voor de deur!

Opgeruimd, thuis én op je werkDe voorjaarsschoonmaak kan, naast je privéomgeving, ook heel verhelderend toegepast worden binnen je werkomgeving. Want als er íets rust in je hoofd en om je heen brengt, dan is het een opgeruimde werkplek. Een werkomgeving waar je niet tussen de stapels papier moet zoeken naar dat ene document. Een werkplek waar oude archiefkasten plaatsmaken voor nieuwe, moderne bureaus. Misschien wordt de gehele archiefruimte wel omgedoopt tot een nieuwe kantoorruimte, of een relax- en loungeruimte voor het personeel?! Hebben jullie zin in de lente? Wij wel!

Start simpelFirst things first. Dat klinkt natuurlijk allemaal makkelijk, maar waar begin je ergens? Jouw bureau, de bureaus van je collega’s, de ladekasten en dat archief in de kelder. Dat heb je niet zomaar weggewerkt. Tip: verdeel je archiefstukken in twee categorieën:

Archief dat je veelvuldig nodig hebt. De dynamische, actuele stukken die je met regelmaat binnen het werkproces gebruikt;
Archief dat niet meer dagelijks geraadpleegd wordt, maar wel bewaard dient te blijven en ter beschikking moet staan op het moment dat iets nodig is.

“Uit onderzoek is gebleken dat de concentratie en focus van medewerkers beduidend beter is wanneer de werkplek opgeruimd is!”

Digitalisering helptAls je die categorieën enigszins in beeld hebt, zijn de vervolgstappen vrij eenvoudig te definiëren. Voor de dynamische archiefstukken is digitalisering het antwoord. Of je dit nu zelf doet, of uitbesteed, de werkplek wordt er een stuk overzichtelijker van! Daarnaast gaat het je nog veel meer voordelen opleveren. Want dat zoeken naar dat ene document in die overvolle kast? Dat is verleden tijd! Tijdswinst is daarmee een logisch gevolg.

Externe archiefopslagHet archief dat niet meer zo vaak nodig is, kan op een laagdrempelige manier uitbesteed worden. Archive-IT heeft hiervoor bijvoorbeeld verschillende methodieken, waarbij de archiefstukken in de beveiligde panden worden geplaatst en via Scanning on Demand digitaal ter beschikking worden gesteld. Intern komt er ruimte vrij die veel beter ingezet kan worden. Ruimtewinst, tijdswinst en vaak zelfs kostenbesparingen.

Kortom, naast die opgeruimde werkomgeving die rust creëert, levert het nog veel meer voordelen op. Dus kom maar op met die voorjaarsschoonmaak!

Meer blogs