Archief digitaliseren

Papieren dossiers kennen een aantal belemmeringen, denk bijvoorbeeld aan de ruimte die het in beslag neemt. Papier kan maar op één locatie tegelijk zijn, waardoor het behoorlijk wat tijd kost om de juiste documenten te zoeken én te vinden. Het delen en bewerken van papieren informatie wordt steeds moeilijker. De veiligheid en autorisatie van papier is steeds lastiger te waarborgen. Door uw archief te digitaliseren worden deze belemmeringen weggenomen. In iedere organisatie wordt op een of andere wijze al digitaal gewerkt. Als naast de digitale systemen ook nog papieren archieven bestaan, ontstaat er inefficiëntie. Informatie-eilanden, die eigenlijk nooit een compleet beeld van de werkelijkheid geven. Daarnaast werken we steeds meer op locaties buiten de kantoormuren. Veilige, digitale én complete toegankelijkheid is daarom belangrijker dan ooit. Digitalisering biedt de oplossing!

Informatie aanvragen

Archive-IT digitaliseert

Archive-IT blinkt uit in zorgvuldige en veilige digitalisering van dossiers. Samen met een ervaren adviseur van Archive-IT wordt het digitale dossier ingericht. Hierbij wordt de gebruiksvriendelijkheid, uw wensen en de wet- en regelgeving in acht gehouden. Er zijn mogelijkheden zoals tabbladindelingen, het toevoegen van een zoekfunctie, het scannen in kleur, grijswaarden of zwart-wit en nog véél meer. Keuzes die u zeker niet alleen hoeft te maken, Archive-IT ondersteunt u volledig in het proces van papier naar digitaal.

“Wist u dat gedurende het scanproject u altijd dossiers met voorrang kunt aanvragen? Zo ondervindt u geen hinder van de digitaliseringsslag!”

  • Voldoet aan AVG wet- en regelgeving

  • Integratie met uw huidige systeem

  • Waardevolle ruimte binnen uw organisatie komt vrij

  • Uw informatie altijd en overal toegankelijk voor geautoriseerde gebruikers

  • Kosten- & tijdsbesparingen

  • Afleveren in onze software óf in uw eigen pakket

  • Alle medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring getekend en leveren periodiek een VOG

Uw documenten digitaliseren

Archive-IT biedt 100% leverbetrouwbaarheid. De dossiers worden met beveiligd, exclusief en verzegeld transport rechtstreeks van uw organisatie naar Archive-IT gebracht. Na aankomst vindt het registratieproces plaats en worden de dossiers voorbereid. De gekwalificeerde medewerkers maken de dossiers scan-klaar conform de gemaakte afspraken. Een arbeidsintensieve en onmisbare stap in het digitaliseringstraject.

Dossiers | Archive-IT

Benieuwd welke soorten documenten Archive-IT voor u kan digitaliseren? Denk bijvoorbeeld aan:

  • Personeelsdossiers

  • Medische dossiers

  • Zaakdossiers

  • Financiële administratie

  • (Bouw)tekeningen

  • Werkbonnen

  • Kranten

Twijfelt u over het archief en de documenten die u wilt laten digitaliseren? Vraag het vrijblijvend aan één van onze medewerkers. Wij helpen en adviseren u graag!

Stap voor stap

Archive-IT digitaliseert alles met snelle, geavanceerde high volume scanners. Ervaren scanoperators zorgen ervoor dat alles feilloos verloopt en we een hoge kwaliteit digitale dossiers kunnen leveren. Uw archief digitaliseren is onze passie en zorg!

Voor ieder project wordt er samen u gekeken naar de juiste aanpak. Ieder project is anders. Om uw documenten te digitaliseren dienen er altijd een aantal stappen te worden doorlopen:

  1. Inventarisatie dossiers/documenten/archief
  2. Offertevoorstel
  3. Transport
  4. Registratie van de dossiers
  5. Opschonen van de documenten
  6. Scan klaar maken van de documenten
  7. Digitaliseren
  8. Eventueel vitaliseren
  9. Exporteren naar de software
  10. Vernietigen, opslaan of retournering
Archive-IT
Digitaliseren dossiers | Archive-IT

Prijzen archief digitaliseren

Ieder project vraagt om een op maat gemaakte offerte. Aan de hand van verschillende parameters zal een adviseur van Archive-IT een voorstel voor u uitwerken. Het advies- en kennismakingsgesprek is vrijblijvend. Wij komen graag op locatie kijken, of stemmen met u op afstand de situatie af. Doordat er veel verschillende keuzes te maken zijn als het gaat om digitalisering, is dit gesprek een waardevol moment om u vervolgens een realistisch beeld te geven van de tarieven rondom digitalisering. Benieuwd naar de kosten voor het digitaliseren van uw archief? Neem contact met ons op en u ontvangt een voorstel op maat!

“Wat we vooral belangrijk vonden is dat het archief op een zeer veilige plek opgeslagen wordt en zodra we iets nodig hebben, we dit snel en betrouwbaar tot onze beschikking hebben. Toen dat plaatje klopte met de prijs, was de keuze voor Archive-IT een feit. We hebben inmiddels een aantal keer een dossier opgevraagd, zowel fysiek als digitaal en de snelheid van handelen van Archive-IT is super!”

Debora Janssen | Juridisch Secretaresse, Wiggers Faber

‘’Voor ons was het vooral belangrijk dat er een connectie gemaakt kon worden met het HR-softwarepakket waarvan we reeds gebruik maakten. Wij werken al jaren met Raet en wilden graag vanuit dat pakket kunnen blijven werken. Op een klantendag van Raet leerden wij Archive-IT kennen, dat ons door positieve verhalen een vertrouwd gevoel gaf. De offerte, de werkwijze en het vertrouwen in de accountmanager gaven de doorslag in de samenwerking met Archive-IT”

Jeannette de Haan | Medewerker personeelszaken, Natuurmonumenten

“Toen we de Virtual File zagen, was dat doorslaggevend voor de overstap naar het digitale systeem. Het behoud van het papieren mapje in digitale vorm heeft er voor gezorgd dat gebruikers razendsnel wennen aan deze manier van werken. Je kunt er gewoon doorheen bladeren, je documenten toevoegen en verplaatsen. Bovendien waren we al gewend aan Jalema dossiers, die zijn nagebootst in dit digitaal formaat.”

Thera de Pauw | Concernmanager, De Zorggroep

Onze klanten

Gezondheidszorg
HRM
(Semi)Overheid
Advocatuur & notariaat
Ondernemingen
  

Meer informatie aanvragen