Archief digitaliseren? Uw documenten digitaal

Archief digitaliseren

Papieren dossiers kennen een aantal belemmeringen, denk bijvoorbeeld aan de ruimte die het in beslag neemt. Papier kan maar op één locatie tegelijk zijn, waardoor het behoorlijk wat tijd kost om de juiste documenten te zoeken én te vinden. Het delen en bewerken van papieren informatie wordt steeds moeilijker. De veiligheid en autorisatie van papier is steeds lastiger te waarborgen. Door uw archief te digitaliseren worden deze belemmeringen weggenomen. In iedere organisatie wordt op een of andere wijze al digitaal gewerkt. Als naast de digitale systemen ook nog papieren archieven bestaan, ontstaat er inefficiëntie. Informatie-eilanden, die eigenlijk nooit een compleet beeld van de werkelijkheid geven. Daarnaast werken we steeds meer op locaties buiten de kantoormuren. Veilige, digitale én complete toegankelijkheid is daarom belangrijker dan ooit. Digitalisering biedt de oplossing!

INFORMATIE AANVRAGEN

Archive-IT digitaliseert

Archive-IT blinkt uit in zorgvuldige en veilige digitalisering van dossiers. Samen met een ervaren adviseur van Archive-IT wordt het digitale dossier ingericht. Hierbij wordt de gebruiksvriendelijkheid, uw wensen en de wet- en regelgeving in acht gehouden. Er zijn mogelijkheden zoals tabbladindelingen, het toevoegen van een zoekfunctie, het scannen in kleur, grijswaarden of zwart-wit en nog véél meer. Keuzes die u zeker niet alleen hoeft te maken, Archive-IT ondersteunt u volledig in het proces van papier naar digitaal.

“Wist u dat gedurende het scanproject u altijd dossiers met voorrang kunt aanvragen? Zo ondervindt u geen hinder van de digitaliseringsslag!”

Voldoet aan AVG weg-en regelgeving
Integratie met uw huidige systeem
Waardevolle ruimte binnen uw organisatie komt vrij
Uw informatie altijd en overal toegankelijk voor geautoriseerde gebruikers
Kosten- & tijdsbesparing
Afleveren in onze software óf in uw eigen pakket
Alle medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring getekend en leveren periodiek een VOG

Uw documenten digitaliseren

Archive-IT biedt 100% leverbetrouwbaarheid. De dossiers worden met beveiligd, exclusief en verzegeld transport rechtstreeks van uw organisatie naar Archive-IT gebracht. Na aankomst vindt het registratieproces plaats en worden de dossiers voorbereid. De gekwalificeerde medewerkers maken de dossiers scan-klaar conform de gemaakte afspraken. Een arbeidsintensieve en onmisbare stap in het digitaliseringstraject.

Door alle opgeslagen data slim en dynamisch te bundelen, worden andere inzichten verkregen vanuit de reeds aanwezige data. Zo wordt data verheven tot waardevolle informatie. Hierdoor krijgt uw archief meer waarde en benut u het als nooit tevoren!

Benieuwd welke soorten documenten Archive-IT voor u kan digitaliseren? Denk bijvoorbeeld aan:

Personeelsdossiers
Medische dossier
Zaakdossiers
Financiële administratie
(Bouw)tekeningen
Werkbonnen
Kranten

Twijfelt u over het archief en de documenten die u wilt laten digitaliseren? Vraag het vrijblijvend aan één van onze medewerkers. Wij helpen en adviseren u graag!

Stap voor stap

Archive-IT digitaliseert alles met snelle, geavanceerde high volume scanners. Ervaren scanoperators zorgen ervoor dat alles feilloos verloopt en we een hoge kwaliteit digitale dossiers kunnen leveren. Uw archief digitaliseren is onze passie en zorg!

Voor ieder project wordt er samen u gekeken naar de juiste aanpak. Ieder project is anders. Om uw documenten te digitaliseren dienen er altijd een aantal stappen te worden doorlopen:

Inventarisatie dossiers/documenten/archief
Offertevoorstel
Transport
Registratie van de dossiers
Opschonen van de documenten
Scan klaar maken van de documenten
Digitaliseren
Eventueel vitaliseren
Exporteren naar de software
Vernietigen, opslaan of retournering

Prijzen archief digitaliseren

Ieder project vraagt om een op maat gemaakte offerte. Aan de hand van verschillende parameters zal een adviseur van Archive-IT een voorstel voor u uitwerken. Het advies- en kennismakingsgesprek is vrijblijvend. Wij komen graag op locatie kijken, of stemmen met u op afstand de situatie af. Doordat er veel verschillende keuzes te maken zijn als het gaat om digitalisering, is dit gesprek een waardevol moment om u vervolgens een realistisch beeld te geven van de tarieven rondom digitalisering. Benieuwd naar de kosten voor het digitaliseren van uw archief? Neem contact met ons op en u ontvangt een voorstel op maat!

Reference

“Als je ziet wat Archive-IT aan maatregelen neemt om de informatiebeveiliging op hoog niveau te krijgen en te houden, dan weet je: voor service, kwaliteit en zorgvuldigheid moet je bij Archive-IT zijn.”

Debora Janssen | Juridisch secretaresse | Juridisch Secretaresse,

Wiggers Faber

“Ondertussen hebben wij ongeveer 725 dossiers gedigitaliseerd via Archive-IT en dat bevalt erg goed. Onze dossiers zijn nu eenvoudig toegankelijk voor de daartoe bevoegde personen. De dossiers zijn op een juiste manier gescand; precies volgens de afspraken die wij met Archive-IT hebben gemaakt. De integratie in Raet bevalt ons ook zeer goed; zo blijven we vanuit ons vertrouwde systeem werken en dat is erg prettig.“

Jeannette de Haan | Medewerker personeelszaken,

Natuurmonumenten

“Tijdens het bedrijfsbezoek aan Archive-IT waren we zo onder de indruk van de manier waarop Archive-IT ervoor zorgt dat dossiers, zowel fysiek als digitaal, beveiligd worden, dat voor ons de keuze snel gemaakt was. Een voorbeeld hiervan is de blusgasinstallatie, die ons een heel veilig gevoel gaf!”

Thera de Pauw | Concernmanager,

Zorggroep