Nu Covid-19 ons, en de hele wereld, in zijn greep houdt, proberen organisaties de schade te beperken, waar mogelijk thuis te werken en ontplooien zich allerlei nieuwe, creatieve initiatieven. Bij Archive-IT krijgen we veel vragen over de digitale toegankelijkheid van informatie. Door de vele thuiswerkers stuiten organisaties op verschillende problemen.
Belemmeringen
Een greep uit de issues waar men tegenaan loopt als het gaat om de toegankelijkheid van informatie:
- De papieren dossierkast is vanuit huis niet toegankelijk.
- De digitale documenten op de interne servers zijn niet of lastig toegankelijk en/of deelbaar met collega’s.
- De fysieke poststroom komt nu niet aan bij de betreffende medewerker.
- Doordat collega’s ziek zijn en de informatie niet op een gestructureerde manier gearchiveerd is, is het lastig om bepaalde documenten terug te vinden.
Vaak wordt er pas beseft wat de beperkingen van een bepaalde manier van werken zijn, als de reguliere manier van werken aangepast wordt. Dit keer helaas door een verschrikkelijke pandemie.
Digitale oplossingen
Gelukkig zijn er tal van oplossingen die deze beperkingen kunnen wegnemen. Dit kan op een vrij laagdrempelige en eenvoudige manier gerealiseerd worden. Denk bijvoorbeeld aan:
- Het zorgvuldig digitaliseren en beschikbaar stellen van papieren informatie.
- Een applicatie waar informatie – vanuit welke bron dan ook – gearchiveerd wordt, waarmee het op een veilige en gebruiksvriendelijke manier toegankelijk wordt voor de geautoriseerde gebruikers.
- Postverwerking uitbesteden, laten digitaliseren en digitaal beschikbaar stellen voor de ontvangers.
- Via software en workflows eenvoudig documenten kunnen raadplegen, delen, goedkeuren én volgen wat er met bepaalde informatie gebeurt.
Stap voor stap
Het hoeft helemaal niet ingrijpend te zijn om dit soort toepassingen te realiseren binnen uw organisatie. Begin bijvoorbeeld eens op kleine schaal, ervaar hoe dit functioneert en breid het uit op het moment dat uw organisatie daar klaar voor is.
Onze dienstverlening is tijdens deze crisis gewoon operationeel. Dat betekent dat wij uw archieven, dossiers en documenten op een zorgvuldige, veilige manier kunnen archiveren en digitaliseren. Daarnaast kunnen wij – ook op afstand – onze softwareapplicatie bij u implementeren, zodat u altijd en overal bij uw informatie kunt. Waar u ook werkzaam bent.
Onze medewerkers staan voor u klaar. Wissel eens vrijblijvend met ons van gedachten via een online meeting met één van onze adviseurs. We helpen u heel graag verder.